Unser oberstes Ziel als IT-Unternehmen und Beratende für digitale Prozesse ist: effektive, digitale Lösungen für unsere Kunden anzubieten. Um dieses Ziel zu erreichen, gibt es sehr unterschiedliche Ansätze, aber ab einem gewissen Zeitpunkt spielt dabei sehr häufig die Automatisierung von Abläufen und Prozessen eine wichtige Rolle. Daher widmen wir uns heute dem Thema Automatisierungen mit Microsoft Power Automate.
Power Automate schafft es vor allem, zeitaufwändige, sich wiederholende Routinearbeiten, die einen hohen Personalaufwand mit sich bringen, zu übernehmen, zu standardisieren und dadurch zu automatisieren. Das heißt nichts anders, als vormals ineffiziente und langwierige Prozesse in schlanke Automatisierungen zu vereinfachen. Dadurch werden Fehlerquellen minimiert, Frustrationsquellen ausgeschaltet, Datenverluste vermieden und Kapazitäten freigeräumt, die Mitarbeitende sinnvoll nutzen können.
Microsoft Power Automate dient als Brücke zwischen verschiedenen Systemen oder Akteuren.
Beispielsweise können Informationen aus unterschiedlichen Datenquellen eingelesen, transformiert und in eine gewünschte Zieldatenbank gespeichert werden. Aber das ist nicht alles. Power Automate ist auch in der Lage, ganze Prozesse, die auf mehrere Apps und Akteure verteilt sind, ganzheitlich abzubilden und diese automatisiert durchzuführen.
1. Power Automate lässt sich mit vielen Tools verbinden
Power Automate bietet die Möglichkeit, mit verschiedenen Diensten verbunden zu werden. Dabei ist die Office 365 Umgebung mit Excel, Word und Co. vertreten, auch die sogenannte Power Plattform mit PowerBI, SharePoint und PowerApps kann angebunden werden. Zusätzlich zu den hauseigenen Anwendungen von Microsoft stehen auch immer mehr externe Dienste zur Verfügung, darunter fallen unter anderem Twitter, Dropbox oder Google Drive, um nur einige wenige Beispiele zu nennen. Insgesamt sind es bereits mehr als 100 Systeme, die an Power Automate angebunden werden können. Um in der Vielzahl von Möglichkeiten, die sich dem Benutzer bieten, den Überblick zu behalten und Ideen für die Nutzung von Power Automate zu geben, stellt Microsoft sogar Vorlagen für vielgenutzte Prozesse zur Verfügung, welche weiter angepasst werden können.
2. Man braucht nicht viel Programmierkenntnisse
Es muss nicht schwierig sein, Automatisierungen in der eigenen IT-Umgebung einzuführen, vor allem, wenn es eine Microsoft-Umgebung ist. Power Automate (früher: Microsoft Flow) und die übrigen Bestandteile der Power Suite ermöglichen es als Low-Code-Anwendungen auch mit geringen oder sogar gar keinen Programmierkenntnissen vorhandene Prozesse zu digitalisieren.
Der Vorteil: Workflows, welche wiederkehrende Aufgaben übernehmen, führen bei Nutzer:innen oft zu Frust und Fehlerquellen. Automatisierungen erleichtern den Arbeitsalltag und schaffen Freiräume für beispielsweise Weiterbildungen des Mitarbeitenden. Durch den Low-Code Ansatz und durch die Möglichkeit der Anpassungen, ist Power Automate ein Tool, mit dem Nutzer:innen individuell arbeiten können.
3. Vorlagen und Templates für schwierigere oder häufig verwendete Automatisierungen
Um in der Vielzahl von Möglichkeiten, die sich dem Benutzer bieten, den Überblick zu behalten und Ideen für die Nutzung von Power Automate zu geben, stellt Microsoft sogar Vorlagen für vielgenutzte Prozesse zur Verfügung, welche weiter angepasst werden können. Da kann man stöbern und sich inspirieren lassen oder gezielt nach der gewünschten Automatisierung suchen.
Ein Tipp: Um Einsatzmöglichkeiten zu finden, muss nur der Arbeitsalltag aufmerksam beobachtet werden, um wiederkehrende Aufgaben zu identifizieren.
Ein paar Wehrmutstropfen gibt es allerdings (noch). Power Automate hat keine integrierte Intelligenz und kann daher nur standardisierte Abläufe adäquat abbilden. Bedingungen müssen innerhalb eines Flows oder im Voraus fest definiert werden. Und eine weitere Einschränkung von Power Automate ist die teilweise stark eingeschränkte Auswahl an Triggern in unterschiedlichen Systemen.
Warum sollte man sich aber dennoch für Microsoft Power Automate entscheiden?
Für die Software spricht in erster Linie die Einfachheit der Benutzung und die Konnektivität zu anderen Microsoft Produkten. Office 365 aber auch die Elemente der Power Suite wie SharePoint oder Powerapps sind einfach einzubinden. Durch die Möglichkeit externe Dienste anzubinden, lässt sich Power Automate noch mehr erweitern und bietet mehr Möglichkeiten. Die Erstellung eines Flows ist schnell, einfach und macht Spaß. Auch eine Zeitersparnis von wenigen Minuten summiert sich schnell zu mehreren Stunden. Damit stellt Power Automate ein attraktives Tool dar um stupide Aufgaben zu übernehmen damit der Mitarbeitende Zeit für die wirklich wichtigen Dinge hat.
Sie möchten Unterstützung dabei, eigene Workflows zu analysieren, zu identifizieren und zu automatisieren? Oder Sie möchten weitere Schritte in einem Coaching oder Workshop erlernen? Sprechen Sie uns gerne an. Wir helfen mit einem 360-Grad-Ansatz, einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen zu schaffen.
