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Das seit 2016 zur Microsoft-Welt gehörende Tool ist eine sogenannte Low-Code-Lösung, die einfache, standardisierte und sich wiederholende Prozesse automatisieren kann. Das heißt, es ermöglicht auch Mitarbeitenden, die keine Ahnung von Softwareentwicklung haben, einfache Programmierungen durchzuführen. Das ist unter anderem dem visuellen Editor von Power Automate zu verdanken. Ob es das Exportieren von dem einen Format, wie hier von Excel nach SharePoint, in ein anderes ist, oder Outlook-Email-Anhänge automatisch in One-Drive speichern oder Antworten aus Umfragen sofort an einem ausgewählten Speicherort zu hinterlegen – es sind kaum Grenzen gesetzt.
Power Automate ist im Wesentlichen ein Tool, um verschiedene Apps miteinander zu verbinden.
Mit Power Automate lassen sich nicht nur Brücken und Workflows zwischen Apps in der Microsoft-Welt wie PowerBI, Power Apps, Office 365 mit Word und Co. erschaffen. Das Tool bietet auch eine Unmenge von Schnittstellen zu externen Diensten. Darunter fallen unter anderem Twitter, Dropbox oder Google Drive, um nur einige wenige Beispiele zu nennen. Insgesamt sind es bereits mehr als 100 Systeme, die an Power Automate angebunden werden können.
Aber genug davon, was Power Automate in der Theorie alles kann. Lasst uns die Ärmel hochkrempeln und uns kurz konkret an einem Beispiel ansehen, wie Power Automate funktioniert. Wir zeigen hier, wie man eine Automatisierung für Daten aus einer Microsoft Excel-Liste in eine SharePoint-Liste erstellt – und das ganz einfach.
1. Flow und (automatisierte) Trigger
Hier betrachten wir eine Automatisierung (oder „Flow“), die durch das Hochladen einer Datei in eine SharePoint Dokumentenbibliothek ausgelöst wird. Dieser Trigger kann beispielsweise genutzt werden, wenn eine Datei automatisch verschoben werden soll oder Daten von einer Quelle eingelesen und in eine Zielumgebung übertragen werden sollen.
Jeder Flow beginnt mit einem Trigger. Ein Trigger ist eine Aktion, die den Flow auslöst. In Power Automate wird grundlegend zwischen automatisierten Flows (diese werden als Reaktion auf eine definierte Aktion gestartet), sofortigen Flows (diese werden manuell gestartet) und geplanten Flows (diese werden zu einem festgelegten Zeitpunkt oder in einem festgelegten Intervall gestartet).
In diesem Beispiel nutzen wir einen automatisierten Trigger. Microsoft bietet eine Vielzahl von Auslösern zur Auswahl. Wir wählen den Trigger „Wenn eine Datei in einem Ordner erstellt wird“. Dieser Trigger prüft einen Ordner im definierten SharePoint und startet den Flow, falls in diesem Ordner eine Datei abgelegt werden sollte.
In diesem Beispiel wollen wir Daten aus einer Exceldatei in eine SharePoint-Liste exportieren. Dafür definieren wir im Feld „Websiteadresse“ den gewünschten SharePoint und im Feld „Ordner-ID“ den gewünschten Ordner. Hierbei ist zu beachten, dass der Ordner sich innerhalb des definierten SharePoints befinden muss.
Um die Abfrage dynamisch zu gestalten - das heißt unabhängig vom Namen der Datei die Daten auslesen zu können - rufen wir die Eigenschaften der abgelegten Datei ab. Diesen Schritt müssen wir nach dem Trigger als nächsten Schritt in den Flow einbauen.
Die Eigenschaften einer Datei ermöglichen uns in den weiteren Schritten des Flows dynamische Werte zu setzen.
2. Schleifenfunktion für sich wiederholende Arbeitsschritte
In der folgenden Abbildung nutzen wir eine Schleifenfunktion, um einen Arbeitsschritt zu wiederholen. Diese Funktion nennt sich „Auf alle anwenden“ wir nutzen diese Schleife in Verbindung mit einer weiteren „Auf alle anwenden“ Schleife, um die einzelnen Zeilen der Excel-Datei auszulesen.
Um die Datei und den zu betrachtenden Bereich innerhalb der Datei zu identifizieren, werden durch den Schritt „In Tabelle vorhandene Zeilen auflisten“ die Daten ausgelesen. Hierfür muss der Speicherort der Datei angegeben werden. Um diesen dynamisch zu setzten, tragen wir im Feld „Datei“ den Wert „Vollständiger Pfad“ ein. Dieser gibt uns den Pfad der Datei aus, die den Flow getriggert hat. Anschließend müssen wir die in der Exceldatei definierte Tabelle bestimmen.
3. Noch eine Schleife
Daraufhin nutzen wir eine zweite „auf alle anwenden“-Schleife, um die im Schritt „In Tabelle vorhandene Zeilen auflisten“ enthaltenen Zeilen in eine SharePoint Tabelle zu übertragen.
Achtung: Hier ist zu beachten, dass die Excel und die SharePoint Tabelle gleich formatiert sein müssen. Das bedeutet, dass die Spaltenbezeichnung innerhalb der Excel-Datei und der SharePoint-Tabelle deckungsgleich sein müssen. In diesem Beispiel werden die Spalten „Title“, „Datum“, „Projekt“, „vor Ort“ und „Beschreibung“ genutzt.
Das Datumsfeld nimmt hierbei eine Sonderstellung ein, da Datumsinformationen in Excel in Form eines ganzzahligen Zahlenwerts gespeichert werden. Um diesen Wert in SharePoint im Datumsformat darzustellen, müssen die Daten mithilfe der folgenden Formel konvertiert werden:
Das Ergebnis des Flows ist die Übertragung der Daten aus der gespeicherten Exceldatei in eine angelegte SharePoint Liste.
Und voilà - wir sind fertig!
Von hier aus kann man verschiedene weitere Flows anschließen. Zum Beispiel in einen PowerBI-Bericht.
Übrigens: Um zu verhindern, dass Nutzer Flows entwerfen, die die IT-Sicherheit kompromittieren können, oder unbemerkt Daten sammeln, bietet Power Automate ein Admincenter. Hier kann eine Einschränkung der integrierbaren Software vorgenommen werden, um unternehmenskritische Daten und Systeme zu schützen.
Der hier gezeigte Flow ist nur ein Bruchteil der Möglichkeiten zur Automatisierung, die Power Automate bietet.
