Die Messe Berlin hatte sich zum Ziel gesetzt, im Rahmen der Digitalisierung ihrer Baudokumente - wie Grundrisse der Ausstellungshallen, Baugenehmigungen oder Fotodokumentationen - ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Verfügung stellen: ein digitales Bauarchiv. Ein Teil der Daten waren bereits in dem hauseigenen DMS entsprechend der aktuellen Dokumentationsrichtlinie hinterlegt.
Außerhalb dieses DMS gab es zusätzlich eine große Menge digitaler Daten, die in jeweils unterschiedlichen Nomenklaturen vorlagen. Daher konnten sie durch das DMS nicht verarbeitet und von den Nutzern nicht durchsucht werden. Assecor unterstützte die Messe Berlin dabei, alle Baudokumente aller Messegelände zentral bereitzustellen.
Assecor prüfte 100.000 Dokumente auf Eindeutigkeit und Relevanz für das digitale Bauarchiv. Davon wurden in 2 Projekten insgesamt 41.000 Dokumente einzeln geprüft, der Inhalt identifiziert und laut festgelegter Nomenklatur Metadaten erzeugt.
Im Ergebnis konnten wir der Messe Berlin 39.500 systematisierte Baudokumente zur Nutzung im DMS übergeben.
Während der Projektlaufzeit arbeiteten wir in regelmäßigen Abstimmungen kontinuierlich mit der Messe Berlin zusammen, um festgelegte Regeln und Nomenklatur zu verfeinern, sowie Spezialfälle zur Einordnung der Dokumente zu klären.
Die Integration in das DMS geschieht durch Umbenennen der Dateien. Der Dateiname wird gemäß einer speziellen Nomenklatur codiert. Dafür setzte Assecor den eigenentwickelten MetaMan ein, ein Tool zur Schnellbearbeitung von Metadaten. Der codierte Name wird anschließend ausgelesen und die Dokumente inklusive der relevanten Metadaten im DMS abgelegt.
Assecor ermittelte die durchschnittliche Bearbeitungszeit für eine Datei mit 5 Minuten inklusive aller Tätigkeiten wie Datenqualifizierung und -migration sowie Qualitätssicherung, Abstimmungen und Projektmanagement. Dabei gab es allerdings große Unterschiede nach Dokumententyp und -umfang. Circa ein Drittel der Dateien erforderten mehr Bearbeitungszeit, um sie detailliert aufzuschlüsseln.
Im Durchschnitt konnten in 1 Monat etwa 4.000 Dokumente qualifiziert und in das DMS überführt werden.
