Bei einem Roll-Out von Office 365 mit 1400 Nutzer:innen ist es wichtig, jedem:r Einzelnen in Resonanz mit ihrem jeweiligen Profil und Wissenstand bei der Erstellung der Kommunikationsmittel und der Vermittlung von grundlegendem Wissen auf die neue Software-Umgebung vorzubereiten. Heterogene Gruppen von Mitarbeitenden durch verschiedene Kanäle, in Schulungsclustern an das Thema "Office 365" heranzuführen und bedarfsgerecht vorzubereiten, bedarf es eines gezielten und kohärenten Kommunikations- und Schulungskonzepts. Dazu kommt unterschiedliches technisches Vorwissen der Benutzer:innen, die eine angepasste Einführung benötigen. Die Herausforderung besteht also generell darin, jeden Mitarbeitenden der Stromnetz Berlin (SNB) möglichst dort abzuholen, wo er:sie sich individuell befindet und zugleich eine möglichst hohe Anzahl an Nutzer:innen einzubinden. Die leitende Frage lautet: Wie lassen sich die verschiedenen Anforderungen der Mitarbeitenden konsequent und durchdacht in einem Schulungskonzept zusammenführen?
Gemeinsam mit der SNB hat unser Team ein Konzept entworfen, das die Mitarbeitenden mit prägnanten und gleichsam relevanten Infos durch die Migration begleitet und ihnen die ersten Schritte in einer neuen Software-Umgebung erleichtert. Assecor beriet zum Schulungs- und Kommunikationskonzept vor, während und nach dem Roll-Out. Die Schulungen selbst wurde ebenfalls von Assecor durchgeführt; dabei wurde auch tatkräftig bei der Projektkommunikation in Richtung aller Stakeholder unterstützt. Die Mitarbeitenden der SNB wurden kontinuierlich durch ein Mailing mit relevanten Informationen versorgt und so auf dem neuesten Stand bezüglich des Roll-Outs gebracht. Gleichzeitig gestaltete Assecor in enger Abstimmung mit dem Kunden die Informationsvermittlung zu wesentlichen Eckdaten des Roll-Outs möglichst so, dass schon im Vorfeld der Migration eine Sensibilisierung für die anstehenden Veränderungen am Arbeitsplatz und die Projektziele erreicht wurde. Gruppenschulungen zu essenziellen Informationen bezüglich der ersten Schritte am vollständig digitalisierten Arbeitsplatz erleichterten den Mitarbeitenden den Einstieg in O365. Die Schulungen wurden in verschiedene, zeitlich versetzte Cluster unterteilt mit jeweils einer überschaubaren Gruppe von Mitarbeitenden. Die Migration fand dementsprechend ebenfalls zeitlich versetzt über einen Zeitraum von mehreren Monaten statt. Von Assecor speziell zu diesem Zweck gestellte Schulungstrainer:innen leiteten die einzelnen Schulungscluster mit insgesamt 1400 Nutzer:innen. So war es möglich einen optimalen Wissenstransfer zu gewährleisten.
