Bei dem Unternehmen, dem wir halfen, handelt es sich um einen traditionsreichen deutschen Hersteller von medizinischen Hilfsmitteln wie Bandagen, Orthesen, Kompressionsstrümpfe und orthopädische Einlagen. Mithilfe der über 2000 Mitarbeitenden werden qualitativ hochwertige Produkte an die Kundschaft gebracht.
Da ökonomischer Stillstand mit einem massiven Bedeutungsverlust verbunden ist, sah man auch bei unserem Kunden die Zeit gekommen, sich proaktiv mit den neuen technologischen Möglichkeiten, wie sie generative KI liefert, auseinanderzusetzen. Ein Anwendungsfall, den man identifizierte, lag in der Erstellung informativer Glossarbeiträge. Die Fachbegriffe, die es im Glossar zu erläutern gilt, mussten zuvor in mühseliger Kleinstarbeit manuell aus den umfangreichen Produktkatalogen extrahiert werden. Dieser Prozess nahm viel Zeit in Anspruch und band eine Menge an produktiven Ressourcen, die an anderer Stelle gebraucht wurden. Eine Automatisierung repetitiver Arbeitsschritte versprach nicht nur einen Effizienzschub, sondern wurde auch als weniger fehleranfällig bewertet.
Um es dem Kunden zu ermöglichen, einen ebenso reibungslosen wie übersichtlichen Prozess für die Erstellung einzelner Einträge für das besagte Glossar zu etablieren, setzten wir auf eine bewährte Kombination verschiedener generativer KI-Mechanismen: eine Mischung aus Google Sheets, dem RPA-Tool Zapier, und der OpenAI API (3.5 Modell) fand Verwendung, um den Prozess nachhaltig zu automatisieren. Die notwendige Schulung der involvierten Mitarbeitenden sollte durch diesen Tool-Mix auf ein Minimum reduziert werden.
Wo möglich, da sollten Unternehmen generell in die Automatisierung ihrer Prozesse investieren. Eine solche Optimierung verspricht neben einer höheren Effizienz auch die Entlastung der Mitarbeitenden. Eine enge Zusammenarbeit zwischen IT- und Fachabteilungen ist diesbezüglich unerlässlich.
Der automatisierte Prozess reduzierte die zur Erstellung einzelner Glossareinträge notwendige Zeit erheblich. Auch die Fehlerquote konnte massiv gesenkt werden. So war es möglich, sowohl die Genauigkeit als auch die Effizienz signifikant zu verbessern. Ein adäquates Glossar zahlt sich aus. Ein effizient erstelltes Glossar maximiert den ohnehin schon sehr hohen Wert noch ungemein.
Der durchweg innovative Einsatz von RPA und generativer KI erhielt positives Feedback von Mitarbeitenden und externen Partnern.
