Die HPA hatte initial bereits vier Punkte identifiziert, die für die Einführung eines neuen Intranets sprachen. Es war klar, dass die bestehende Software teilweise abgelöst werden musste. Offen war jedoch noch, ob eine Lösung entwickelt werden sollte, die auf die nativen Mittel des SharePoints zurückgreift, oder ob eine zusätzliche Software eines Drittanbieters notwendig sein würde.
Der Support für das derzeit genutzte SharePoint 2010 wird ab Oktober 2020 auslaufen.
Die aktuell geltende Informationsarchitektur konnte nicht beibehalten werden. Außerdem war es nicht möglich, die Unternehmensstrukturen ausreichend und flexibel genug abzubilden.
Fehler, Störungen und Anpassungen konnten nur mit viel Aufwand von der IT bewältigt werden.
Damit einhergehend bestand ein unnötig hoher Aufwand für Redakteur:innen auf der einen und einen ebenso hoher für Nutzer:innen auf der anderen Seite. Es war dementsprechend mit einigem an Aufwand verbunden, relevante Inhalte passgenau aufzufinden.
„Der Workshop war super! Die Workshop-Leiter der Assecor haben uns an den richtigen Stellen Tipps gegeben, uns durch die neue Umgebung geleitet und waren jederzeit souverän.“
Unter Einbeziehung aller relevanten Akteure innerhalb des Unternehmens - von der Schwerbehindertenvertretung bis zum Marketing -, nahm das Team von Assecor zusammen mit der HPA die weitgefächerten Anforderungen an die neue Lösung auf und plante das Projekt vom Grund auf neu. Hierbei ging man nach PRINCE2 vor.
Nach dem Vergleich von nativen SharePoint-Mitteln und 35 Redaktionstools, entschied sich die HPA aufgrund der Anforderungen dafür, ein Intranet-Tool eines Drittanbieters einzukaufen.
Ein Projektteam bestehend aus Mitarbeitenden des Intranet-Partners, der HPA und Assecor setzte das neue Intranet inklusive integriertem Redaktionstool und zeitgemäßen Design um. Sowohl die Konzeption als auch die Umsetzung erfolgten in enger Zusammenarbeit mit der HPA.
Ohne das nötige Know-How auf Seiten der individuellen Nutzer:innen bleibt allerdings jede noch so gute IT-Lösung ungenügend. In der Projektplanung waren daher 7 zusätzliche Schulungen für 103 Redakteur:innen und Power-User:innen enthalten. Diese wurden von Assecor durchgeführt.
Zusätzlich zur Einführung der neuen Software-Lösung wurden umfassende Tests durchgeführt und letzte Feinabstimmungen vorgenommen.
Abschließend konnten die Inhalte bereinigt, aktualisiert und an die neue Struktur angepasst werden, um sie schließlich in die neue Lösung zu migrieren. Die Inhalte wurden letztlich entsprechend einer klaren Struktur abgelegt, was ihre situative Auffindbarkeit stark vereinfachte.
