Das besagte Verkehrsunternehmen spricht Kunden direkt mit großangelegten Marketing-Kampagnen an. Die Organisation war bislang jedoch aufwändig, da sie in einer zerfaserten Anwendungsumgebung durchgeführt wurden. Mitarbeitende mussten einzelne Tätigkeiten in verschiedenen Anwendungen abwickeln und jeweils spezielle Arbeitsroutinen etablieren. Dies führte zu einem hohen Kommunikationsaufwand und fehleranfälligen Folgeprozessen. Hinzu kam, dass sich Controlling und Reporting aus kaufmännischer Sicht unnötig aufwändig gestalteten und sowohl die Planung als auch respektive Freigabeprozesse der vor- und unterjährigen Kampagnen des Konzerns als organisationsintensiv zu Buche schlugen. Die Verkehrsspezialist:innen wünschten sich einen zeitgemäßen, IT-resilienten Arbeitsplatz. Als Ziel war ausgegeben, dass essenzielle konzerninterne Prozesse vereinfacht und die Zusammenarbeit und Organisation maßgeblich optimiert werden sollten.
Eine etwaige Lösung zu finden, scheint zunächst einfach, ist aber aufgrund der notwendigen Koordination wesentlich verschiedener Geschäftsprozesse des Verkehrsunternehmens schwer umzusetzen: letztlich geht es um ein umfassendes Management-Tool, das eine individuelle Projektplanung sowie Marketing-Budgetierung ermöglicht und zugleich die Konzernstrukturen des Unternehmens nachhaltig abzubilden im Stande ist.
Ein weiterer zentraler Bestandteil der Lösung besteht zudem in einem durchdachten Rollen- und Identitätsmanagement für alle internen und externen Mitarbeitenden des Konzerns. Dieses geht mit einem differenzierten Berechtigungssystem einher. Gemeinsam mit dem Kunden wurde dementsprechend an einer Lösung gearbeitet, die maßgeblich auf Microsoft Dynamics und Microsoft SharePoint basiert: das "Marketing-Cockpit".
Die bisher genutzte Software-Umgebung wurde durch das "Marketing-Cockpit" (MaCo) vollständig abgelöst. Die neue Anwendungsumgebung ermöglicht die Zentralisierung von zu erfüllenden Aufgaben und konzerninternen Freigabe- und Budgetierungsprozessen in einheitlicher Manier.
Assecor zeichnete sich in dem langjährigen Projekt sowohl für den Prototyp des ersten Marketing-Budgetierungstools als auch für die teilweise Umsetzung des Gesamtprojekts verantwortlich. Während der Entwicklungs- und Umsetzungsphase übernahm Assecor zudem das unterstützende Erwartungs- und Anforderungsmanagement in der Beratung.
„Danke für Eure Unterstützung, mir hat immer die konstruktive Zusammenarbeit gefallen. Das ist nicht immer so, aber MaCo hat hier (zumindest für mich) neue Maßstäbe gesetzt und zeigt wieder einmal, dass es immer die Leute sind, die ein erfolgreiches Projekt ausmachen.“
Für eine verbesserte wirtschaftliche Nachhaltigkeit der Lösung wurde in Ergänzung zur Beratung und Umsetzung ein dynamisches Schulungskonzept für das Verkehrsunternehmen entwickelt. Die verschiedenen Schulungen wurden hierbei speziell für die individuellen Bedarfe der Anwender:innen aufbereitet. Assecor konzipierte und führte in diesem Sinne Schulungscluster für diverse Anwendungsfälle inklusive Nachschulungen in ganz Deutschland durch. Die Cluster entsprechen den unterschiedlichen Lernprofilen der Gruppen von Beteiligten und können gleichzeitig dem logistischen Aufwand im Unternehmen gerecht werden.
In Zusammenarbeit mit dem Kunden und weiteren Unternehmen entstand eine Lösung, die wesentliche Aufgaben des "Marketing-Cockpits" wie etwa Marketingplanung, Budgetsteuerung, Datenauswertungen und Maßnamensteuerung zusammenfasst. Die Benutzeroberfläche (das Dashboard) lässt sich dabei einfach individuell anpassen. Ebenso ist es möglich, sich Projekte in Form eines Strukturbaumes abbilden zu lassen. So lässt sich das "Marketing Cockpit" auf die Bedürfnisse und Ansprüche anpassen, sowohl für die individuellen Nutzer:innen als auch für das Team im Ganzen.
Automatisierte Hintergrundprozesse vereinfachen Projektabschnitte und sorgen damit für eine geringere Latenz und verbundene Aufwände. Außerdem reduzieren sich Bearbeitungszeiten und Fehlerquoten, indem Genehmigungsprozesse übersichtlich und nachvollziehbar für jedes einzelne Projekt dargestellt werden können. Sollte Klärungs- oder Handlungsbedarf bei einem Projektschritt anfallen, versorgt das System die Nutzer:innen nach Bedarf autonom mit Erinnerungsbenachrichtigungen.
Da es nicht nur um Genehmigungsprozesse geht, sind für das Marketing-Tool des Konzerns auch Budgetaufteilungen ein wichtiger Aspekt. Das "Marketing-Cockpit" ermöglicht ein hohes Maß an Transparenz bezüglich der gemeinsamen Finanzierung von Kampagnen. Die Finanzierung von Kampagnen durch mehrere Parteien und deren Budgetzusagen kann reibungslos und nachvollziehbar verfolgt werden.
Alles in allem heißt das: Aufwände werden reduziert, Prozesse werden beschleunigt und die Qualität wird signifikant verbessert. Neben einer optimierten internen Zusammenarbeit können auch externe Partner und Dienstleister mit einem eigenen Profil auf das System zugreifen. Damit verkürzen sich einerseits Reaktions- und Bearbeitungszeiten, andererseits werden Budgetierung- und Freigabeprozesse massiv vereinfacht. Mit einem ausgereiften Schulungskonzept und einem First-Level-Support sichert Assecor Nachhaltigkeit und Langlebigkeit der angebotenen Lösung.
